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Préambule au règlement intérieur de l'association Electrolab

Cette page contient le règlement intérieur de l'Electrolab, association à but non lucratif régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901.

Conformément aux statuts de l'association, il est préparé par le bureau puis ratifié par le conseil d'administration à la majorité des deux tiers. Le règlement intérieur actuellement en application a été ratifié lors de l'assemblée constitutive du mardi 16 Novembre 2010 (voir [http://blog.electrolab.fr/a-propos/ sur notre site internet). Tout adhérent s'engage au vu des statuts et du règlement intérieur de l'association.

Voir également les statuts de l'association sur le wiki, dont la version officielle est également sur notre site.

Objet du règlement intérieur

Pour rappel, l'association Electrolab a pour but:

• d'offrir à ses adhérents un espace de travail et des ressources communes, destinés à la réalisation de projets coopératifs ayant une composante culturelle, humanitaire, scientifique, artistique ou technique.
• de favoriser la transmission non marchande des savoir-faire et connaissances scientifiques ou techniques, notamment en publiant le travail des adhérents sur les projets effectués dans le cadre de l'association.
• d'engager des actions susceptibles d'accroître la liberté d'utiliser, de créer, d'analyser, de modifier tous objets ou biens
• d'agir pour la promotion des sciences et techniques auprès du grand public en organisant et participant à des évènements.

Le règlement intérieur a pour objet d'expliciter les moyens et modes d'action de l'association. Le présent règlement intérieur se veut donc indicatif, et les statuts de l'association ainsi que la législation française sont à considérer en premier lieu.

Historiquement, les hackerspaces fonctionnent selon un nombre restreint de règles, qui sont rappelées ci-après à titre indicatif. Elles traduisent assez bien l'esprit de ce règlement, nécessairement plus formalisé que ces quelques directives (voir règle 2, malheureusement).

Rule 0: don't be on fire

Littéralement: ne soyez pas en feu.

Idée sous-jacente: la sécurité des personnes doit être LA préoccupation première lors de toute activité au sein de l'association.

Chaque membre doit donc se conformer aux trois lois fondamentales de la robotique, appliquées aux humains:

• Un robot membre de l'association ne peut porter atteinte à un être humain, ni, en restant passif, permettre qu'un être humain soit exposé au danger ;
• Un robot membre de l'association doit obéir aux ordres (sur les questions de sécurité) qui lui sont donnés par un être humain membre du CA, sauf si de tels ordres entrent en conflit avec la première loi ;
• Un robot membre de l'association doit protéger son existence s'éclater à bidouiller des trucs divers tant que cette protection activité n'entre pas en conflit avec la première ou la deuxième loi.

On laissera à l'appréciation du lecteur les subtilités des lois originales (originelles?) dans ce contexte (non, ce n'est pas une mise au défi !).

Rule 1: be excellent to each other

Littéralement: soyez excellents les uns envers les autres.

Idée sous-jacente: le bon fonctionnement de la communauté est au cœur des préoccupations de chacun, et cela passe par un respect mutuel. En cas de doute, pour résoudre un conflit, gardez en tête ce pour quoi nous sommes tous membres de l'association, et cherchez toujours à résoudre les problèmes de manière positive.

On peut ajouter à ce propos le principe de fonctionnement usuel des hackerspaces: la do-ocracy. Plutôt que de donner des ordres, ou de discuter à l'infini un sujet donné, ou de se perdre dans un ensemble de processus divers et (a)variés, les membres sont encouragés à passer à l'action (de manière réfléchie) et faire avancer les choses dans "la bonne direction". Là encore, on laissera à l'appréciation du lecteur les subtilités d'un tel principe directeur.

Rule 2: don't make us create new rules

Littéralement: ne nous obligez pas à créer de nouvelles règles.

Idée sous-jacente: personne n'aime les règlements étalés sur un trop grand nombre de pages. Chaque règle existe parce que quelqu'un, un jour, a eu un comportement inapproprié, rendant la création de la-dite règle malheureusement indispensable. Ne soyez pas cette personne !

Révision du Règlement Intérieur

Tout projet visant à modifier le Règlement Intérieur (RI) de l'association doit être soumis au vote du conseil d'administration, qui doit le valider à la majorité des deux tiers (par exemple en réunion mensuelle).

Une fois la nouvelle version approuvée, elle est publiée sur le site internet, et portée à l'attention des membres (par le biais de la liste de diffusion, affichages dans le local, et tout autre moyen approprié).

Règlement Intérieur

Certaines sections ici présentées ne sont pas entièrement détaillées sur cette page, pour en faciliter la lecture. Ce n'est pas une excuse pour ne pas lire le détail des règles. C'est plutôt une aide pour comprendre les articulations de ce document, et naviguer rapidement dans les différentes parties qui le composent.

La sécurité

Exprimée de façon simpliste dans la règle 0, l'objectif de sécurité des personnes et des biens est prioritaire dans toutes les activités du lab.

Que faire en cas d'urgence ?

Informations pratiques en cas d'urgence:

• accidents:
  • blessure générique (coupure, entorse...)
  • poison/chimique
  • blessure grave (eg. usinage & Cie)
  • électrocution
  • perte de conscience
  • cardiaque, épilepsie, ...
  • doit y avoir une liste quelque part qui existe: à piquer/adapter.
• problèmes:
  • incendie
  • inondation
  • agression/intrusion/comportement violent
  • harcèlement

en cas de XXX

• step 0: don't panic!
• step 1: XXX
• step 2: YYY

Liste des numéros utiles

• Pompiers, police, urgence, antipoison, {autres}
• Personnes secouristes/trousse de secours.
• Contacts administrateurs (président/CA).

Consignes et autorité

Le respect de la loi française, des statuts et du règlement intérieur, ainsi que de la signalétique mise en place par le CA est une obligation absolue.

Les directives de sécurité prodiguées dans le cadre de nos activités par les responsables doivent être suivies par les membres.

En cas de manquement à ces règles, les membres du CA peuvent, conformément aux statuts, interdire l'accès au matériel et au laboratoire pour une durée déterminée.

Sécurité des personnes

L'accès au local impose le respect des règles en vigueur en matière de sécurité des personnes et des biens. Il est de la responsabilité de chacun de veiller au bon respect des règles élémentaires de sécurité, et de signaler tout comportement ou équipement dangereux.

Les membres sont responsables de leur propre sécurité et doivent à ce titre :

• s'assurer qu'ils disposent d'une assurance qui les couvre dans le cadre de leurs activités, en complément de l'assurance souscrite par l'association ;
• s'informer des risques associés à la mise en oeuvre des équipements qu'ils souhaitent utiliser ;
• se former à leur utilisation ;
• s'équiper personnellement des EPI (équipement de protection individuelle) recommandés lors de l'utilisation de ces équipements quand l'association n'est pas en mesure de les fournir ;
• s'assurer que ces EPI sont aux normes en vigueur, en bon état, et de taille adaptée.

Par ailleurs, un membre qui met à disposition des autres membres un équipement dont l'usage présente des risques a le devoir :

• de s'assurer de la maintenance de l'équipement et en particulier des dispositifs de sécurité intégrés au dit équipement ;

le CA a ensuite à charge :

• d'informer les membres des risques associés à la mise en oeuvre des équipements ;
• de marquer l'équipement de manière à signaler les risques, notamment en utilisant les pictogrammes normalisés adéquats.

Les équipements dangereux ne peuvent être manipulés seuls. Il faut toujours qu'une seconde personne soit à proximité.

Politique d'ouverture et anti-harcèlement

L'Electrolab se veut être un espace accueillant pour tous, sans aucune restriction liée à l'âge (à la restriction de l'âge requis pour être membre), le genre, l'orientation politique, l'origine ethnique, le niveau d'étude, ou tout autre critère éventuel de discrimination. Collectivement (et en particulier les administrateurs de l'association) nous ne tolérons pas les comportements irrespectueux.

Au delà de cette évidence, nous souhaitons insister ici sur plusieurs points visant à activement renforcer l'ouverture à tous de notre association, ainsi que fournir des détails sur les manières de réagir en cas de problème.

Malheureusement, cette règle qui pourrait passer pour évidente a besoin d'être rendue explicite, pour plusieurs raisons:

• les situations de harcèlement et discrimination en tout genre n'ont rien d'hypothétique
• mieux vaut rendre explicite les bons comportements attendus de la part des membres et participants aux activités de l'association
• les personnes directement concernées (notamment de par leur histoire individuelle) sont encouragées et rassurées à participer à nos activités
• tous les membres de l'association ne connaissent pas forcément les bonnes réactions à avoir en cas de problème.

Les comportements de type harcèlement ou manque de respect peuvent prendre différentes formes, dont (de manière non exhaustive) les remarques à caractère sexiste, les insultes visant l'apparence physique, l'orientation sexuelle, la religion, les idées et convictions politiques ; le non respect de la zone de confort, les attouchements y compris sans arrière pensée, l'intimidation sous toutes ses formes, la menace, l’agression, l'hostilité, l'enregistrement sonore ou vidéo sans consentement explicite.

Toute personne (y compris les visiteurs non membres) à qui il est demandé de mettre fin à un comportement jugé incorrect se doit de réagir et corriger les choses immédiatement.

Dans le cas contraire, l'association se réserve le droit de prendre toutes les actions nécessaires au rétablissement de la bonne ambiance qui nous est chère, et notamment: rappel à l'ordre, exclusion immédiate, suspension temporaire avant examen détaillé des circonstances, et jusqu'à l'exclusion définitive des activités de l'association.

Si vous êtes victime ou témoin de comportements de ce genre, nous vous nous vous encourageons vivement à:

• avoir vous même un comportement correct, mais ferme et explicite : "ce comportement n'est pas acceptable et me dérange, je te demande d'arrêter immédiatement"
• en faire part autour de vous, et notamment aux administrateurs, afin qu'ils puissent réagir en conséquence, et vous soutenir si vous le souhaitez.

Le fait de rapporter ce genre d'événement peut se faire anonymement si nécessaire (par le biais d'une adresse mail anonyme par exemple [à préciser]).

Si cela est nécessaire, des mesures immédiates pourront être prises: exclusion temporaire, report aux autorités, ... Un avertissement et un rappel à l'ordre (pouvant être écrit et formel, ou oral et informel) peuvent servir à éviter que ce genre d'événement se reproduise, ou, si c'était le cas, à éclairer les décisions à prendre dans ce cas.

Lors d'une notification de ce genre, les responsables vont chercher à obtenir et recouper les informations nécessaires pour comprendre le contexte et la nature du problème. Ces démarches se feront systématiquement en garantissant la sécurité et le respect des différentes parties impliquées.

Les personnes responsables de comportements jugés non acceptables seront également invitées à présenter leur version des faits.

(ce paragraphe s'inspire d'un ensemble de sources et de règlements similaires dans d'autres hackerspaces & conférences techniques)

Sécurité du local

• Signaler tout aménagement dangereux ou défectueux.
• Évacuation, détection Incendie, électrique, activités dangereuses diverses.

Sécurité des équipements

• Signaler tout équipement dangereux ou défectueux.
• Respect des habilitations et règles élémentaires de sécurité.

Appareils défectueux: Un membre du CA doit être prévenu immédiatement en cas de détection d'un danger potentiel présenté par un équipement (fils dénudés apparents, boîte de raccordement ouverte, différentiel qui saute au branchement, carter de protection démonté...). L'équipement sera retiré du libre-accès par mise sous clef ou verrouillage, et devra faire l'objet d'une réparation avant sa remise à disposition.

Adhésions/membership

L'adhésion à l'association se fait conformément aux statuts de l'association (voir les articles Composition, Admission et Radiation ).

A titre d'information: {résumé du contenu des statuts dans ces trois articles}

L'adhésion est réservée aux personnes physiques majeures et aux personnes morales.

Le fait d'adhérer à l'association:

• donne droit à utiliser les locaux et équipements de l'Electrolab (et en particulier, l'accès aux zones et activités réservées aux membres), dans le but de mener à bien des projets, réalisations, modification, maintenance, réparation détournement d'équipements électroniques, ou tout autre activité en adéquation avec les statuts
• implique un respect entier de ses statuts et de son règlement intérieur.

En complément des statuts, cette section précise plusieurs aspects de l'adhésion à l'Electrolab.

Accueil et integration

TODO: à rédiger. Voir sur le reste du wiki...

• Mentoring
• Formations

Types d'adhérents

Il y a plusieurs manières d'être adhérent à l'association. Le cas classique est celui des personnes physiques majeures ayant au sein de l'association des activités à but non lucratif.

Plusieurs cas différents sont possibles:

• Personnes morales
• Personnes physique ayant au sein de l'association (avec son matériel, dans son local, etc) une activité à but lucratif.
• Membres temporaires et personnes mineures.

Cas classique: adhésion d'une personne physique majeure

L'adhésion d'une personne physique majeure ayant des activités à but non lucratif à l'association correspond au cas le plus courant.

Le montant de la cotisation mensuelle individuelle est le suivant:

• 15 EUR pour le tarif standard
• 7.5 EUR pour le tarif réduit
• De manière exceptionnelle, et sur sollicitation auprès du bureau, une adhésion à titre gratuit peut être accordée.

En cas de modification du montant de la cotisation, à la hausse comme à la baisse, les membres en sont prévenus, et les compteurs de chacun sont ajustés en conséquence.

Le tarif réduit est prévu pour toute personne n'étant pas en mesure de payer le tarif standard. Typiquement, les chômeurs, étudiants et autres personnes sans ressources sont particulièrement visées par ce tarif. Cependant, il n'est demandé aucun justificatif pour celui-ci: il est de la responsabilité morale de chacun d'estimer ses capacités financières. On peut être étudiant et aisé, ou en CDI et avoir du mal avec ses fins de mois...

Cas spécial: adhésion personne morale

L'adhésion d'une personne morale à l'association peut avoir plusieurs motivations:

• soutien actif, moral et financier
• désir d'utiliser les ressources de l'association, et plus généralement, de bénéficier d'avantages similaires à ceux des membres.

L'adhésion d'une structure (personne morale) ne donne pas automatiquement le statut de membre à tous les salariés ou membres de cette structure: chacun d'eux doit avoir une adhésion individuelle: à but non lucratif pour les structures correspondantes, ou à but lucratif (collaborateur supplémentaire) pour les structures de ce genre.

Spécificités par rapport au régime général:

• Tarif particulier: 120€ mensuel (cette somme est un minimum, les dons additionnels sont appréciés)
• Conditions d'accès: identiques aux membres, en insistant sur l'exigence d'accès équitable aux ressources, et à l'absence d'obligation de moyen ou de résultat (traduire: en tant que membre, vous n'êtes pas redevables d'une qualité de service ou d'équipement).

{Lien vers page spécifique membre entreprise}

Cas spécial: adhésion "à but lucratif"

L'adhésion classique à l'association est réservée aux personnes n'ayant pas au sein de celle-ci une activité à but lucratif. Ce type d'activité n'est cependant pas impossible: il requiert simplement une adhésion spécifique, à un tarif différent, traduisant la nature différente de la relation liant l'association et ce type de membres.

La frontière entre activité à but lucratif ou non peut être floue: c'est en premier lieu à chacun des membres de s'interroger sur la nature de sa relation à l'association. Par exemple, les personnes utilisant les ressources de l'association dans le cadre de leur activité salariée, de création d'entreprise, d'auto-entreprenariat et autres formes de travail indépendant, de prestation de service facturé à un tiers, doivent devenir adhérents "à but lucratif", et payer le tarif correspondant.

Les cas d'activité à but lucratif non reconnues par les membres concernés pourront faire l'objet d'un avertissement, et d'une exclusion dans les cas extrêmes.

Il est tout à fait possible de naviguer entre une adhésion classique et une adhésion "à but lucratif" selon les périodes et les activités (dans la limite de la granularité classique de paiement des cotisations).

Spécificités par rapport au régime général:

• Tarif personne morale: 120 EUR mensuelz (cette somme est un minimum, les dons additionnels sont appréciés)
• Tarif collaborateur supplémentaire: 60 EUR mensuels par personne.
• Conditions d'accès: identiques aux membres, en insistant sur l'exigence d'accès équitable aux ressources, et à l'absence d'obligation de moyen ou de résultat (traduire: en tant que membre, même "entreprise", vous n'êtes pas redevables d'une qualité de service ou d'équipement).

Cas spécial: adhésion "courte durée"

Dans certains cas spéciaux, une adhésion "courte durée" peut être pertinente: personnes de passage, souhaitant participer à un événement ponctuel (type formation, atelier, ...). La seule différence avec une adhésion classique est le tarif réduit, et la courte période de l'adhésion.

Le choix d'une adhésion classique doit être privilégié chaque fois que c'est possible. La possibilité offerte de prendre une adhésion "courte durée" ne doit servir que dans les cas précis pour lesquels elle a été mise en place. Notamment, il n'est pas prévu de faire une succession d'adhésions courte durée à une personne donnée: dans ce cas, l'adhésion classique est recommandée.

Spécificités par rapport au régime général:

• Tarif particulier: 5 EUR
• Conditions d'accès: idem que membres classiques
• Durée limitée à un accès: 1 jour/un weekend, ou exceptionnellement, une semaine, correspondant à un contexte précis (formation, atelier, événement, ...)

{lien vers page spécifique membre "courte durée"}

Cas spécial: mineurs

A ce jour, aucune disposition n'est établie pour l'accueil de membres mineurs dans l'association.

Les membres peuvent exceptionnellement et sous leur entière responsabilité être accompagnés de mineurs dont ils ont la responsabilité légale. Ils doivent en permanence prendre toutes les mesures nécessaires pour encadrer ceux-ci, et en particulier, aucun mineur n'est autorisé à utiliser les ressources de l'association sans la supervision directe de son ou ses responsables légaux.

Périodicité et règlement

L'adhésion est valable jusqu'à la fin du quadrimestre courant. Les quadrimestres sont répartis dans l'année calendaire de la façon suivante :

• 1er quadrimestre, de février à mai inclus ;
• 2eme quadrimestre, de juin à septembre inclus ;
• 3eme quadrimestre, de octobre à janvier de l'année suivante inclus.

En cas d'adhésion en cours de quadrimestre, la cotisation est calculée au prorata du nombre de mois restants jusqu'à la fin du quadrimestre en cours (arrondi par excès). Par exemple, la cotisation est réduite d'un quart pour une adhésion au cours du deuxième mois d'un quadrimestre. Les membres peuvent cotiser par anticipation pour autant de quadrimestres qu'ils le souhaitent dans les limites légales en vigueur. Il est maintenu pour chaque membre un compteur qui représente le nombre de quadrimestres payés par avance. Ce compteur est décrémenté de 1 à chaque début de quadrimestre. Ce compteur ne peut être négatif. Les cotisations versées par avance ne sont pas remboursables et seront traitées comme don en cas de démission, radiation ou décès du membre.

Il n'est généralement pas admis de régler plus d'un an de cotisation d'avance: si vous souhaitez soutenir financièrement l'association, envisagez plutôt de faire un don.

Possibilités de règlement

Les cotisations peuvent être réglées de différentes manières:

• liquide
• chèque
• virement ponctuel
• virement automatique

Ces deux premiers modes donnent lieu à l'émission d'un reçu. Le règlement doit se faire à une personne habilitée (membre du CA ou salarié de l'association).

Droits & devoirs

Seuls les membres à jour de cotisation sont considérés membres de plein droit ; en particulier, les membres qui ne sont pas à jour de cotisation n'ont pas accès aux moyens de l'association.

Informations conservées sur les membres

La liste des membres est publique pour l'ensemble des membres de l'association, ainsi que pour les candidats en période d'élection, comme précisé dans la loi. En revanche, l'association n'est pas autorisée à publier les informations personnelles des membres sans leur accord, i.e. toute information en dehors de son nom et prénom (et encore...)

Lors de l'adhésion, l'association demande les informations suivantes concernant l'adhérent:

• nom et prénom ;
• adresse postale complète et tout autre moyen de communication permettant de le joindre (la possession d'une adresse email valide est fortement recommandée) ;
• téléphone ;
• profession (ou activité).

Ces informations font l'objet d'un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de l'association. En application de l'article 34 de la loi du 6 janvier 1978, les membres bénéficient d'un droit d'accès et de rectification aux informations qui les concernent auprès du secrétaire de l'association.

L'adhérent s'engage à porter à la connaissance de l'association toute modification portant sur son adresse postale, adresse électronique ou téléphone.

Les locaux

{Préambule de la section} 9.5 Respect de la convention d'occupation du local

Accès

• horaires
• habilitations/niveaux d'accès aux zones
• accès selon membership

Accès aux locaux copy paste: Au moins un membre du CA ou un permanent doit être présent pour que les membres puissent rester dans les locaux.

On distingue deux types d'ouverture des locaux:

• Les ouvertures officielles de l'Electrolab sont décidées à l'avance et publiées dans le calendrier du laboratoire. Au moins deux membres du CA devront être présents durant toute l'ouverture du laboratoire aux membres et au public ;
• Les ouvertures non officielles sont dédiées aux membres du CA pour se réunir et/ou avancer sur les projets qu'ils ont à charge ou permettent d’accueillir une équipe constituée d'un membre du CA et au plus 5 membres.

Gestion des clefs copy paste: Les clefs permettant l'accès au laboratoire sont détenues par des personnes choisies au sein du CA par le bureau. Seul le bureau est autorisé à copier/prêter les clefs de l'Electrolab.

Les clefs permettant la mise en marche des équipements dangereux (équipements rouges et noirs) ne peuvent être détenues que par les membres du CA. Dans le cas précis où un membre aurait confié à l'Electrolab un tel équipement qu'il ne souhaite pas voir opérer sans lui, un double système de clefs peut être mis en place. L'utilisation de ce matériel nécessiterait alors la présence du membre propriétaire du matériel et d'un membre du CA.

Visites

Section1 bla bla bla.

Pour plus de détails, voir {sublink section appropriée sur la page}

Entretien

9.1 Propreté 9.2 Locaux Non-fumeur 9.3 Gestion des déchets

Stockage

9.4 Gestion de l'espace Pour plus de détails, voir {sublink section appropriée sur la page}

Utilisation

Aménagement/travaux

Propreté

Les membres doivent laisser les locaux propres, tels qu'ils auraient aimé les trouver en arrivant.

Locaux Non-fumeur

Les locaux de l'Electrolab sont, en tant que lieu recevant du public, et conformément à la loi, des locaux non-fumeurs.

Gestion des déchets

Les activités de l'Electrolab génèrent des déchets ménagers ainsi que des déchets industriels et spéciaux. Dans un souci de préservation de l'environnement et de valorisation des déchets, les membres s'appliqueront à effectuer le tri des déchets. L'Electrolab dispose de bacs dédiés aux différents types de déchets. Le tri est régi par le mode opératoire "gestion des déchets" rédigé en adéquation avec les possibilités de recyclage des déchetteries et centres de valorisation départementaux.

Gestion de l'espace

L'espace disponible est organisé par le conseil d'administration. Il définit des espaces servant à la réalisation d'activités et de projets. Les membres doivent garder ces espaces et leurs équipements propres au terme de chaque séance de travail. Toutefois, le conseil d'administration peut dédier pour un temps donné une portion de l'espace disponible à un projet particulier afin de limiter la charge liée au rangement.

Toutes les zones comportent des espaces de rangement permettant de stocker les matériels et équipements. Dans certains cas, les rangements sont verrouillables afin de permettre l'entreposage par les membres d'équipements de valeur et/ou ne pouvant être utilisés que par des membres ayant les habilitations requises.

Respect de la convention d'occupation du local

Les locaux de l'Electrolab sont loués à une SCI propriétaire du bâtiment, sur le budget du lab, sous certaines conditions, régies par une "convention de mise à disposition de locaux". Le-dit document est de ce fait une annexe au Règlement Intérieur. Les membres et visiteurs ont donc pour obligation absolue de respecter les conditions et contraintes qu'il impose. {besoin lien!}

Les équipements & moyens

{Préambule de la section}

Localisation/organisation

9.6 Localisation des équipements

Sortie de matériel de l'association

Les matériels, logiciels et autres équipements se trouvant à l'Electrolab ne peuvent être sortis des locaux de l'association. Sauf l'exception mentionnée ci-après, tout fait en contradiction avec cette règle est considéré comme du vol. Le bureau, avec avis consultatif et facultatif de personnes du CA pourra statuer des suites à donner aux faits répréhensibles identifiés.

Emprunt/mise à disposition

Quand les circonstances l'exigent, l'Electrolab peut mettre à disposition de ses membres du matériel appartenant à l'association afin que ceux ci-puissent l'utiliser à l'extérieur des locaux. Cette action est régie par un contrat obligatoirement écrit appelé "Convention de mise à disposition" cosigné entre un membre habilité du CA et le récipiendaire.

Déplacer du matériel d'une zone à l'autre

C'est pas bien! Faut ranger. Respecter aussi les matos alloués à quelque chose de spécifique (eg.: stocks de consommables/bidules à vendre, tournevis/petit outillage lié à une machine ou au contraire, à tel atelier).

Identification

Comment qu'on fait pour marquer zone par zone, appartenance, etc... QR code & Cie vient par ici?

Acquisition/achat

Section1 bla bla bla.

Pour plus de détails, voir {sublink section appropriée sur la page}

Entretien/modifications

Section1 bla bla bla.

Pour plus de détails, voir {sublink section appropriée sur la page}

Niveau d'accès aux équipements

Les équipements du laboratoire sont classés en deux catégories distinctes :

• Le matériel apporté par les membres (et qui reste de ce fait leur propriété) ;
• Le matériel acheté ou reçu par le laboratoire, propriété de l'Electrolab.

L'apport d'appareils à l'Electrolab doit donc suivre une procédure d'intégration. L'accès aux machines et différents équipements de l'Electrolab est soumis à conditions.

Chaque appareil est étiqueté en fonction du niveau d'accès requis pour l'utiliser. Ces niveaux d'accès sont définis par le propriétaire du matériel en accord avec le conseil d'administration de l'Electrolab. Ces niveaux .

On distingue 4 niveaux d'accès en fonction du prix, de la fragilité et de la dangerosité du matériel:

• vert : L'appareil est en usage libre;
• orange : L'appareil ne peut être utilisé sans la formation adéquate;
• rouge : L'appareil ne peut être utilisé seul : de par sa dangerosité et/ou fragilité intrinsèque. l'utilisation de cet appareil requiert la présence d'une personne qualifiée permettant de s'assurer que l'usage et les manipulations effectuées ne créent pas de danger pour les personnes et pour l'équipement;
• noir : L'appareil ne peut être utilisé sans la présence du propriétaire (ou d'un membre du CA pour le matériel appartenant à l'Electrolab) : le niveau noir émane des mêmes raisons que le niveau rouge, en revanche elle impose des conditions plus strictes en ce qui concerne la personne accompagnatrice.

Le CA est seul décisionnaire de la qualification des membres concernant l'utilisation du matériel orange, rouge et noir. Le niveau d'accès de chaque appareil doit être symbolisé par une étiquette de la couleur adéquate portant le nom du propriétaire de l'équipement. Un appareil non étiqueté sera considéré par défaut comme appartenant à l'Electrolab et ayant un niveau d'accès vert. Il appartient au propriétaire de l'appareil de l'étiqueter convenablement. Le CA se réserve le droit de modifier un niveau d'accès à la hausse. Les appareils étiquetés comme dangereux et/ou sensibles (rouges et noirs) devront être protégés par un système à clef ou s'il sont portables, mis sous clé pour en limiter l'accès.

Dans le cas particulier du matériel informatique, ce n'est pas la dangerosité ni le prix de l'équipement qui permet de déterminer son niveau d'accès mais la sensibilité des informations qu'il contient.

L'Electrolab se décharge de toute responsabilité concernant le matériel laissé dans les locaux.

Les projets

{Préambule de la section}

A re-écrire...

Deux types de projets seront menés au sein de l'Electrolab :

• Les projets personnels des membres : les membres de l'Electrolab utilisent les outils et ressources mises à leur disposition par l'association pour travailler sur des projets informatiques, électroniques, mécaniques, technologiques ou artistiques. Les matières premières nécessaires au développement du projet sont apportées par les membres ou achetées à l'association ;
• Les projets labellisés Electrolab : Ces projets sont menés par les membres de l'Electrolab, pour le compte de l'Electrolab. Ils ont pour but d'équiper le lieu ou d'apporter de la visibilité à l'association et doivent de ce fait être ludiques et complexes techniquement parlant. Ils doivent donner lieu à des publications régulières sur le site du laboratoire. Les projets labellisés doivent être soutenus par au moins un des membres du CA de l'Electrolab qui rendra des comptes à l'association sur l'avancement du projet.

Projets des membres

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Pour plus de détails, voir {sublink section appropriée sur la page}

Projets du lab

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A re-écrire...

Vie des projets labellisés

Les projets labellisés Electrolab sont les projets officiels du laboratoire et doivent donc répondre à certains critères de qualité et d'originalité. Étant donné que ces projets utilisent directement les ressources financières de l'association, un suivi régulier doit être effectué par les membres du CA. La vie des projets labellisés est donc régie de la manière suivante :

Proposition des projets

Les projets labellisés sont proposés par les membres de l'association au plus tard 15 jours avant l'assemblée de pilotage du CA du début de chaque quadrimestre. Ils doivent être portés à la connaissance des membres du CA par l'intermédiaire d'un dossier de présentation résumant les objectifs du projet, une estimation des budgets nécessaires et éventuellement une étude de faisabilité.

Acceptation et suivi

Les différents projets sont débattus lors de l'assemblée du CA. Les membres présentant les projets sont conviés à la réunion pour défendre leur projet. Un membre volontaire du CA est affecté au suivi du projet et devra rendre des comptes à l'association au nom de ce projet. Il aura à charge le suivi du budget et du projet ainsi que la validation des publications qui y sont rattachées.

Lignes budgétaires

Chaque projet dispose d'une ligne budgétaire qui lui est propre. Au commencement du projet, l'association affecte une somme d'argent définie et votée par le CA sur cette ligne budgétaire. Toutes les dépenses et recettes effectuées par un projet sont comptabilisées sur cette ligne. Chaque projet décide de l'usage qui sera fait des éventuelles recettes qu'il aura réalisé. L'excédent de ces recettes sont redonnées à l'Electrolab ou à un autre projet.

Publications

Les projets labellisés Electrolab ont -entre autres- pour but de faire la promotion de l'association et de permettre des levées de fonds. De ce fait, ils se doivent d'être exemplaires en terme de transparence. De plus, l'un des objectifs de l'Electrolab étant la vulgarisation scientifique et le partage non marchand des connaissances. Chaque projet labellisé Electrolab doit publier sous licence libre toutes les informations le concernant. (les moyens mis en oeuvre, les circuits conçus, les codes source écrits, les résultats obtenus etc...)

Rapport de fin de quadrimestre

A chaque fin de quadrimestre, le(s) responsable(s) du projet doivent rendre compte de l'avancement du projet, des difficultés rencontrés, du bilan financier et d'une estimation des coûts nécessaires à la poursuite du projet.

Fin de vie du projet

Suite à une décision des membres du projet, ou à la perte de motivation des participants, le projet peut être décrété en fin de vie par son responsable ou par un vote du CA. L'actif du projet (si il y a lieu) est intégralement reversé sur le compte de l'Electrolab.

Les activités

{Préambule de la section}

Formations et ateliers

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Pour plus de détails, voir {sublink section appropriée sur la page}

Conférences et événements extérieurs

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• hébergement d'activités de membres/organiser un événement
• hébergement/accueil de trucs externes à titre gracieux/lucratif
• participer à des événements externes.

Pour plus de détails, voir {sublink section appropriée sur la page}

Gouvernance

La gouvernance de l'association est conforme à ses statuts (voir notamment les articles Assemblée générale ordinaire et Assemblée générale extraordinaire).

A titre d'information: les grandes décisions et orientations de l'association sont discutées et votés par les membres lors d'assemblées ordinaires et extraordinaires. Le bureau et le CA ont pour mission la gestion au quotidien des activités de l'association, sous le contrôle ultime des membres de celle-ci.

En complément des statuts, cette section précise plusieurs aspects de la gouvernance de l'Electrolab.

Le CA et le bureau

Le conseil d'administration et le bureau fonctionnent conformément aux statuts de l'association (voir notamment les articles CA, Bureau, et Rôles du bureau).

A titre d'information: {résumé du contenu des statuts dans ces articles, en particulier sur le bureau, qui est dans les statuts}

En complément des statuts, cette section précise plusieurs aspects du fonctionnement du CA et du bureau de l'Electrolab.

Effectifs du bureau et du conseil d'administration

Le bureau est constitué de trois personnes (président, trésorier, secrétaire). Le conseil d'administration est constitué de 13 personnes (dont les trois personnes du bureau).

Rôle du CA

{à rédiger}

Réunions du CA

{A retoucher} Le CA se réunit au moins une fois par quadrimestre sur convocation du président ou du trésorier, et aussi souvent que nécessaire sur la demande d'au moins la moitié de ses membres. La convocation doit être transmise par courrier papier ou électronique aux membres du CA au moins une semaine avant la date de la réunion. Tout membre du CA qui, sans excuse, n'aura pas assisté à deux réunions consécutives pourra être considéré comme démissionnaire. Un membre du CA peut se faire représenter par procuration.

Le bureau peut se réunir physiquement ou par un quelconque moyen approprié. Les réunions font l'objet dun procès-verbal qui sera diffusé aux membres de l'association et publié sur le site web de l'association.

Pour que la réunion soit maintenue, un quorum de trois membres du CA (dont au moins un hors bureau) et un membre du bureau doit être respecté.

Votes et prises de décision

{À retoucher}

Election du CA

Les réunions électives auront lieu chaque année. Durant ces réunions, les membres élisent le CA qui élit à son tour le bureau. L'élection des membres du CA est individuelle, c'est-à-dire qu'il n'y a pas formation de listes. Un bulletin de vote comporte tous les noms des candidats déclarés. Pour qu'un bulletin soit considéré comme valide, il faut que le nombre de noms lisibles sur le bulletin soit inférieur ou égal au nombre de postes ouverts.

Election du bureau

La répartition des rôles dans le bureau n'est pas décidée par l'assemblée générale mais par le conseil d'administration lui même. Lors d'une assemblée générale, le vote se fait à la majorité simple des membres actifs présents et des membres actifs représentés par une procuration. Lors des réunions du CA, le vote se fait à la majorité simple des membres du CA présents. En cas d'égalité lors d'un vote du CA, la voix du président est prépondérante.

Procurations

{À retoucher} Si un membre actif de l'association est indisponible le jour d'une assemblée générale, il peut se faire représenter par un autre membre actif de son choix auquel il aura confié une procuration. La dite procuration doit permettre d'authentifier le mandant et le mandataire. Un membre actif donné ne peut être mandataire de plus de deux procurations.

Les pôles & zones

L'animation d'un lieu de grande envergure tel que l'Electrolab avec majoritairement des bénévoles nécessite d'organiser au mieux l'implication de chacun. Pour ce faire, deux mécanismes complémentaires ont été imagines : les pôles et les zones, dont le fonctionnement est présenté ici.

Par le passé, nous avions organisé les choses en commissions: neuf commissions thématiques, pilotées chacune par un membre du CA, qui rassemblaient l'ensemble des activités de l'association: gestion des membres, des formations, des événements, de la communication, des services généraux, de l'équipement, de l'infra IT, les kits et projets lab, le shop et les ventes. Cette organisation, trop fragmentée, n'était pas assez flexible et ne correspond pas au mode d'engagement des membres dans la vie de la structure.

En lieu et place, il a été décidé de regrouper ces commissions en trois grands pôles: communauté, infrastructure et finances.

En complément de cela, pour encourager les membres à s'approprier les espaces et activités de l'association, il a été décidé de mettre en place des zones thématiques. Historiquement, nous avions pensé créer des SIG (pour Special Interest Groups, groupes d’intérêt spécial), sans que cela aboutisse réellement.

L'organisation en pôles et zones répond à un même objectif: donner le plus possible les moyens aux membres de prendre en main les activités de l'association, et de s'impliquer sur les sujets qui les intéressent.

Fonctionnement

Les zones sont animées par un groupe de coordination, constitué de membres volontaires. Tout membre peut rejoindre cette équipe et s'impliquer dans la vie de telle ou telle activité du lab (potentiellement plusieurs à la fois).

Les coordinateurs ont pour mission d'assurer le meilleur niveau d'utilisabilité pour la zone dont ils s'occupent. Cela passe notamment par:

• la coordination et l'animation des tâches et activités de la zone
• être visible(s) et disponible(s) pour les membres souhaitant utiliser la zone et participer à ses activités
• superviser l'aménagement, la signalétique, l'équipement de la zone
• suivre et gérer le stock de consommables
• identifier les besoins d'investissement et de réaménagement lourd de la zone
• développer, animer les formations spécifiques liées à la zone
• tenir à jour et faire vivre la page wiki de la zone
• organiser, chaque fois que c'est nécessaire, des réunions, aussi bien avec les membres de la zone, que le reste des membres, et le CA.

Bien évidemment, le CA tout entier a pour rôle d'accompagner les coordinateurs de zones dans leurs missions, et fait en sorte que ces activités puissent se dérouler dans les meilleures conditions possibles.

Les pôles sont animés par le bureau et les permanents, aidés de membres souhaitant s'impliquer. Concrètement, chaque pôle organise des réunions régulières pour faire le point sur les actions en cours, ou à mettre en place. Sur ces différents points, des groupes de travail spécifiques (proches des anciennes commissions, mais en plus fluide) peuvent se mettre en place, au gré des besoins et affinités.

Les membres sont invités à suivre les annonces faites par les pôles, et à se rapprocher du CA ou des coordinateurs s'ils souhaitent s'impliquer dans la vie et la gestion de l'association.

Charte informatique

{Préambule de la section} Tout membre et visiteur de l'Electrolab se doit de se conformer au règlement informatique. {include here}

Moyens

Description des bidules mis à disposition spécifiques..?

DO

DONT

Annexes

{Préambule de la section}

Évolutions du RI

To do list

Sections à ajouter sur les sujets suivants : (en attendant, la meilleur des solutions est de poser des questions aux administrateurs sur ces sujets)

• entreprises
• visites
• achat de stuff
• ramener du matos pour le buffer
• w-e de travaux/aménagement
• zones
• formations/habilitations
• évènements externes
• anti-harcèlement & Cie

Change log

• 1ère passe de relecture suppression de ce qui n'est plus du tout à jour
• remodelage des sections
• identification de sections manquantes
• import brutal du texte .tex du site